Potilastietorekisterin tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Pelkosenniemen-Savukosken kansanterveystyön kuntayhtymä
Laatimispvm: 2.1.2014

1. Rekisterinpitäjä

Pelkosenniemen-Savukosken kansanterveystyön kuntayhtymä
Hammashuolto
Sodankyläntie 202 A
98500 PELKOSENNIEMI

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Vastaava hammaslääkäri Merja Hakala
merja.hakala@pelsavu.fi
040 563 8424

3. Rekisterin nimi

HAMMASHUOLLON POTILASREKISTERI

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteritietoja käytetään;

  • potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan
  • potilaan hoidon ja tutkimusten laskuttamiseen
  • hammashuollon toiminnan suunnitteluun, tilastointiin, seurantaan ja arviointiin
  • ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan (lokitiedot) ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittämiseen

PERUSTEET:
Henkilötietolaki (523/1999)
Kansanterveyslaki (66/1972)
Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (293/2009)
Laki sosiaali ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (2007/159, 1227/2010)
Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992)
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstä (559/1994)

4. Rekisterin tietosisältö

  • potilaan henkilö- yhteys ja huoltajatiedot
  • potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi vaadittavat tarpeelliset tiedot
  • hoitoa koskevat laskutustiedot
  • hammaslääkäreiden palkkiotapahtumat
  • tiedot ovat sähköisiä, manuaalisia ja teknisiä tallenteita

PERUSTEET:
Henkilötietolaki (523/1999) 11 -13 §
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 12 §
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009)
Terveydenhuoltolaki (1326/2010)

5. Säännönmukaiset tietolähteet

  • rekisterin potilashallinnolliset tiedot kerätään potilaalta itseltään tai omaisilta tai ne hankitaan väestörekisteristä esimerkiksi kotikunta- ja osoitetiedot
  • potilaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot
  • terveydenhuollon ammattilaisten tekemät havainnot potilaan terveydentilasta
  • muiden hoitoon osallistuvien terveydenhuollon toimintayksiköiden, ammatinharjoittajien ja laitosten, potilaan suostumuksella tai lakien nojalla, luovuttamat tiedot. Saapuneita asiakirjoja käsitellään kuten muitakin rekisterin tietoja mm. luovuttamisen ja tarkastusoikeuden suhteen.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Potilastiedot ovat julkisuuslain (621/199) mukaan salassa pidettäviä ja kuntayhtymän henkilöstöllä, opiskelijoilla ja muilla potilastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan kirjallisella suostumuksella. jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annetun suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella.

Tarvittaessa potilastietoja voidaan lisäksi luovuttaa potilaan tai hänen laillisen edustajansa antaman suullisen suostumuksen perusteella tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi potilasta hoitavalle terveydenhuollon toimintayksikölle, lääkärille tai muulle terveydenhuollon ammattihenkilölle sekä yhteenveto annetusta hoidosta lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle ja terveydenhuollon ammattihenkilölle.

Potilas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

Terveydenhuoltolain (1326/2010, 9 §) mukaisesti potilasta hoitava terveydenhuollon toimintayksikkö saa käyttää yhteisessä potilasrekisterissä olevia toisen toimintayksikön tietoja potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa. Edellä mainittujen tietojen käyttö ei edellytä erillistä potilaan suostumusta. Potilaalla on kuitenkin oikeus kieltää toisen toimintayksikön tietojen käyttö. Potilas saa tehdä ja peruuttaa kiellon milloin tahansa.

Mikäli toisen terveydenhuollon toimintayksikön tietoja tarvitaan potilaan hoitamiseksi, on potilaan itse huolehdittava tietojen toimittamisesta tai hän voi peruuttaa kiellon.

Jos alaikäinen potilas ikänsä ja kehitystasonsa puolesta kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoaan koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja voidaan luovuttaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kun tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi, tai toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa lakien velvoittamana terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille (THL) tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten sekä valvontaviranomaisille.

PERUSTEET:
Terveydenhuoltolaki (1326/2010) 9 §
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 §
Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/1989) 1-3 ja 5 §
Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) 1-2 §
Laki väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) 23 §
Tartuntatautilaki (583/1986) 23 §
Lastensuojelulaki (471/2007, 88/2010) 25 §
Rikoslaki (39/1889) luku 15, 10 §
Holhoustoimilaki (442/1999) 90-91 §
Tieliikennelaki (267/1981)73 a §

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteritietoja voidaan luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain rekisteröidyn nimenomaisella luvalla tai poikkeustapauksessa rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi.

PERUSTEET:
Henkilötietolaki (523/1999) 22-23 §

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

  • säilytetään hammashoitoloiden arkistokaapeissa tai terveyskeskuksen arkistotiloissa. Potilasasiakirjoja saavat käyttöönsä vain ao. potilaan hoitoon osallistuvat.

B. ATK:lle talletetut tiedot
Sähköisen tietojen käsittelyn avulla pidettävään potilasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä ja se on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

  • rekisteritietojen käyttö ja käyttöoikeudet perustuvat potilaan ja hoitavan henkilökunnan väliseen hoito- ja palvelusuhteeseen
  • potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Potilastietoja saa käyttää hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät
  • sähköiset tiedot suojataan käyttäjän henkilökohtaisten, kaksinkertaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen taakse. Käyttäjätunnukset saadakseen työntekijä sitoutuu noudattamaan organisaation tietosuojaperiaatteita.
  • ATK-laitteet sijaitsevat työtiloissa, palvelin lukitussa huoneessa

PERUSTEET:
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 §
Henkilötietolaki (523/1999)32 -34 §
Arkistolaki (831/1994)
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009)

9. Rekisteröidyn informointi

Potilasta on informoitava rekisterinpidosta ja hänen oikeuksistaan rekisteritietoihin. Tämä tietosuojaseloste on luotu informointia varten. Tietosuojaseloste on saatavilla Internet-sivuilla terveyskeskuksen hammashuollon kohdalla, osoitteessa www.savukoski.fi ja www.pelkosenniemi.fi sekä Hammashuollon potilasinfokansioissa, jotka löytyvät odotustilasta.

PERUSTEET:
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Terveydenhuoltolaki (1326/2010) 9 §

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Potilaalla on oikeus nähdä ja tarkastaa kaikki henkilötietonsa ja hänen hoitoaan koskevat potilasrekisteritiedot sekä pyynnöstä saada ne kirjallisina ja maksuttomasti kerran vuodessa (henkilötietolaki 523/1999) 26 §.

Potilaalla on oikeus tutustua siihen, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu potilasrekisteriin hänen hoitoonsa liittyen tai ettei potilasrekisteriin ole talletettu häntä koskevia tietoja.

Potilaan on esitettävä potilasrekisterin tarkastuspyyntö henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka toimittamalla pyyntö hoitoyksikköön omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan potilasta hoitavalle hammaslääkärille.

Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esim. se, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tällöin potilaalle annetaan kirjallinen todistus tarkastusoikeuden epäämisestä. Potilas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (henkilötietolaki 523/1999, 26-28§).

Tarkastuspyyntöä koskevat potilasrekisterin tiedot antaa potilasta hoitava hammaslääkäri tai hänen valtuuttamansa muu terveydenhuollon ammattihenkilö.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Mikäli potilastiedoissa ilmenee virheitä, potilaalla on oikeus vaatia tietojen korjaamista. Potilaalla on näyttövelvollisuus korjattavan tiedon oikeellisuudesta. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Virheellisten tai tarpeettomien tietojen korjaukset tehdään niin, että sekä alkuperäinen että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa.

Korjausvaatimus voidaan esittää suullisesti hoitavalle ammattihenkilölle tai korjaamista pyydetään kirjallisesti vastaavalta hammaslääkäriltä, joka päättää onko potilaan vaatimus tiedon korjaamisesta oikeutettu.

Mikäli oikaisuvaatimukseen ei suostuta, annetaan rekisteröidylle asiaa koskeva kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee kieltäytymisen syy. Potilas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

PERUSTEET:
Henkilötietolaki (523/1999) 29 §