Tietosuojaseloste

Pelkosenniemen kunnan asiakas-, kumppani- ja markkinointitietoja koskeva tietosuojaseloste.

1 Rekisterinpitäjä
Pelkosenniemen kunta
Y-tunnus: 0191866-5

2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Sodankyläntie 1 A, 98500 PELKOSENNIEMI
Puh. katso yhteystiedot (ei puhelinvaihdetta vaan jokaisella on oma numero)
Yleinen sähköposti: kirjaamo@pelkosenniemi.fi
Muut sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@pelkosenniemi.fi

3 Rekisterin nimi
Pelkosenniemen kunnan asiakas-, kumppani- ja markkinointirekisteri.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Rekisteröinnin perusteena on asiakkaan tai kumppanin Pelkosenniemen kunnan kanssa sopimuksella vahvistettu liiketoimintasuhde tai erillinen suostumus asiakastietojen käsittelyyn. Rekisteri tarkoituksena on ylläpitää Pelkosenniemen kunnan asiakkaiden ja kumppaneiden välisen yhteistyön edellyttämiä henkilötietoja, varmistaa sujuva asiakaspalvelu sekä etujen ja palveluiden tuottaminen ja tarjoaminen, mahdollistaa markkinointi sekä kunnan toiminnan suunnittelu ja kehittäminen.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan tai kumppanin kanssa seuraavissa tarkoituksissa:

  • informaation välittämiseen
  • etujen tarjoamiseen
  • yritysasiakkaille sovitun kokonaisuuden tuottamiseen, toimittamiseen, laskutukseen sekä asiakassuhteen hoitamiseen
  • tuotteiden, palveluiden ja liiketoiminnan analysointiin ja kehittämiseen sekä tarvittavaan tilastointiin
  • palaute-, poikkeama ja tyytyväisyystietojen keräämiseen
  • mainonta, markkinointi ja suoramarkkinointi tarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi
  • alaikäisten tiedot
    • Pelkosenniemen kunta voi pyytää lomakkeissaan täysi-ikäisiä asiakkaitaan syöttämään alaikäisten lasten nimiä tai lempinimiä. Näitä alaikäisiin liittyviä tietoja ei hyödynnetä missään muussa tarkoituksessa kuin palvelun toimittamisessa tai kehittämisessä
  • Evästeitä hyödynnetään nopeuttamaan sivun toimintaa ja yksinkertaistamaan kirjautumista ja kohdentamaan sivuston sisältöä paremmin käyttäjälle sopivaksi. Kaikkea evästeiden keräämää tietoa voidaan käyttää Pelkosenniemen kunnan tarjoaman palvelun kohdentamiseen käyttäjälle. Pelkosenniemen kunta käyttää evästeitä vain seuratakseen tietoa, jonka sivuston eväste on asentanut käyttäjän tietokoneelle.

Useimpien selainten valikossa on kohta, joka kertoo kuinka evästeiden hyväksyntä voidaan estää, kuinka selain ilmoittaa evästeiden vastaanottamisesta ja kuinka evästeet voidaan sulkea. Mikäli evästeet suljetaan, sivuston käyttö voi rajoittua tai hidastua.

5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia asiakas/kumppanitietoja, kuten:

  • Asiakkuuden tyyppi: Asiakas/kumppani
  • Yhteyshenkilö(t)
  • Yhteyshenkilöiden rooli (Yritysasiakkaat)
  • Osoite
  • Laskutustiedot
  • Tilatut ja toimitetut palvelut
  • Yhteistyökumppaneidemme toimittaman palvelun kautta kertyvä tieto
  • Evästeiden käyttö

6 Rekisterin tietolähteet
Pääasiallinen henkilötietolähde on asiakkaan tai kumppanin itse ilmoittamat tiedot yhteistyön käynnistyessä, tai sen aikana sekä yhteistyötä koskevissa palaute, poikkeama, tyytyväisyys ja tutkimus tarkoituksessa kerätystä tiedosta.

Henkilötietoa kertyy myös asiakaspalvelupisteissä asioinneista.
Henkilötietoa voi kertyä lisäpalveluiden käytön yhteydessä.
Ostetut tai muuten kerätyt yhteydenottoon tarkoitetut yhteystiedot esim. tilastokeskuksen avoin data.

7 Tietojen luovutus
Rekisteröityä koskevia tietoja voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän ja sen tytär- /sisaryhtiöiden sisällä sekä yhteistyökumppaneillemme kuvatun käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.  Muutoin tietoja luovutetaan vain lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, jollei palvelun toteutus sitä edellytä. Tällaisessakin tapauksessa Rekisterinpitäjä takaa, että tarpeellisesta tietoturvatasosta huolehditaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

8 Tietojen suojaus ja säilytys
Henkilötietojen käsittelyn lähtökohta on rekisteröidyn oikeuksien ja vapauden kunnioittaminen tiedon käsittelyn kaikissa vaiheissa, ja että henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on varmistettu. Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee vain niitä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä toiminnan kannalta.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Asiakas/kumppani tietoja säilytetään rekisterissä asiakassuhteen päättymisen ja kaikkien velvoitteiden täyttämisen jälkeen vähintään 1 vuosi ellei erikseen ole muuta sovittu tai lainsäädäntö muuta edellytä.

9 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyspisteelle(kirjaamo@pelkosenniemi.fi). Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa oikaisua saatuaan tiedon virheestä tai itse havaittuaan virheen. Jos rekisteröidyllä on mahdollisuus oikaista virhe, tulee hänen ilman viivytystä korjata, poistaa tai täydentää virheellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto. Jos rekisteröity ei itse pysty korjaamaan tietoa, tulee korjauspyyntö tehdä.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tulee tehdä tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyspisteelle. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Pelkosenniemen kunta varaa oikeuden rajoittaa maksuttomien oikaisu-, poistamistiedusteluiden määrän yhteen kertaan per vuosi.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Pyydettäessä siirtoa kirjallisesti, Rekisterinpitäjä toimittaa tarkastusoikeuskohdassa kuvatut tiedot kohtuullisessa ajassa huomioiden toimitettavan tiedon laajuuden. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

10 Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun Rekisterinpitäjän henkilörekisteristä vastaavaan tahoon.

  1. Kolmansien osapuolten sivustot ja palvelut 
    Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain Pelkosenniemen kunnan ylläpitämiin sivustoihin emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Sivusto voi sisältää linkkejä kolmansien sivustoille. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä muiden sivustojen tietosuojaselosteet.
  2. Tietosuojaselosteen muutokset 
    Pelkosenniemen kunta voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutettu tietosuojaseloste on saatavilla sivustolta, jotta käyttäjät ovat aina tietoisia miten heidän henkilötietojaan käsitellään. Päivitetty viimeksi 20.6.2018.